Как создавать папки в Gmail: пошаговое руководство

По оценкам  Блог малого бизнеса, средний человек получает более 100 электронных писем каждый день. Более того, большинство предприятий увеличивают свои о маркетинге по электронной почте, бюджеты. Другими словами: сейчас самое время серьезно заняться сортировкой почты.

Что, если бы вы могли уменьшить нагрузку и более эффективно управлять своей электронной почтой? Вы потратите меньше времени, чувствуя себя перегруженным растущим числом электронных писем, и больше времени сосредоточитесь на своем бизнесе.

Звучит здорово, но как именно этого добиться?

В этом руководстве мы научим вас создавать папки и фильтры, а также перечислим некоторые общие приемы, которые помогут улучшить ваши навыки организации электронной почты.

Что такое Gmail?

Google Mail или Gmail — это бесплатная веб-почта. почтовый сервис который позволяет пользователям искать, отправлять и получать электронные письма.

Забавный факт: когда Gmail впервые запустили 1 апреля 2004 года, люди подумали, что это первоапрельская шутка. С первого дня он предлагал 1 ГБ дискового пространства — примерно в 100 раз больше, чем было доступно на рынке — встроенный поиск Google и систематизированный мессенджер.sages в темы разговора бесплатно. Итак, это выглядело слишком хорошо, чтобы быть правдой.

Как мы все теперь знаем, это была не шутка и не слишком хорошая, чтобы быть правдой.

Google в конечном итоге увеличил количество активных пользователей продукта до более чем 1.8 миллиарда по состоянию на этот год. Существенным фактором его успеха и роста стал G Suite (Google Workspace сегодня), который позволяет пользователям совместно работать в облаке, обмениваться документами в режиме реального времени с помощью Google Docs и отправлять электронные письма в рамках централизованной экосистемы.

Сегодняшняя бесплатная личная учетная запись Google имеет 15 ГБ, которые распределяются между Google Диском, Gmail и Google Фото. Благодаря большому объему хранилища, доступу через мобильный или веб-браузер и бесшовной интеграции всех сервисов Google легко понять, почему люди выбирают Gmail как поставщика электронной почты.

Понимание основ Gmail и его функций

Как вы, наверное, знаете, создать учетную запись Google очень просто. Эта учетная запись позволяет пользователям получать доступ к Workspace, Gmail и службам Google из одного места со своим новым адресом Gmail. После входа в систему служба также автоматически входит во все учетные записи, такие как YouTube, Google Диск и Календарь.

Девять точек справа показывают все ценные взаимосвязанные услуги:

Контакты с вашего мобильного телефона могут быть синхронизированы и сохранены в Gmail. Если вы хотите импортировать массовые контакты из разных поставщиков электронной почты, Gmail поддерживает несколько, например AOL, Hotmail и Yahoo!:

В зависимости от вашего устройства существуют разные способы добавления другой учетной записи электронной почты. Снимок экрана выше сделан со страницы настроек Gmail (символ шестеренки вверху справа, нажмите «Просмотреть все настройки»). Оттуда нажмите «узнать больше», после чего появится панель справа. После этого нажмите «добавить другую учетную запись электронной почты в учетную запись Gmail», выделенную синим цветом, и инструкции Google помогут вам в каждом разделе.

Интерфейс Gmail прост, и вы можете использовать окно поиска, чтобы найти определенные вложения в предыдущих электронных письмах или ключевых словах. Создать электронное письмо очень просто: нажмите «Создать», напишите его и отправьте. Вы также можете пометить важные электронные письма в своем почтовом ящике, используя символ звездочки или тег «Важно», например:

Папки Gmail известны и называются «метками». Они помогают организовать меняsageв вашем почтовом ящике. Вы можете классифицировать электронные письма с несколькими ярлыками, такими как «личные», «важные» и «семейные» — вы можете добавить столько новых ярлыков, сколько вам нужно. Более того, вы можете настроить цвета в соответствии с вашими этикетками, чтобы они выделялись:

Ярлыки чаще всего находятся на левой панели меню, если вы прокрутите вниз список «Категории» (нажмите «Дополнительно», чтобы получить к ним доступ). Ярлыки можно применять к отдельным электронным письмам и хорошо работать с фильтрами (которые действуют как набор правил).

Вы можете применять фильтры на основе определенных ключевых слов, отправителей и тем. Они лучше всего работают, когда применяются к ярлыкам, чтобы упростить ваш почтовый ящик (и придать ярлыкам больше смысла).

Почему вы должны использовать ярлыки для организации своих электронных писем?

Ярлыки позволяют вам быть в курсе ваших входящих сообщений и помогают вам управлять потоком электронных писем, чтобы вы могли более продуктивно управлять своей работой. Хотя ярлыки представляют собой папки, они обеспечивают большую гибкость, поскольку вы можете помечать электронные письма несколькими разными ярлыками (например, тегами, которые вы найдете в другом программном обеспечении).

Как создать новую папку Gmail на вашем компьютере

В Gmail можно добавлять ярлыки, фильтры и вложенные ярлыки (подпапки) несколькими способами. Ниже приведено пошаговое руководство для самого простого метода.

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Gmail.

Введите «Gmail» в Google, выберите первый результат поиска или нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу:

Введите свой адрес электронной почты и пароль Gmail, чтобы войти в свой почтовый ящик:

Шаг 2. Создайте новый ярлык

Прокрутите вниз левую панель меню и нажмите «Создать новый ярлык»:

Затем появится окно с предложением «Пожалуйста, введите новое название ярлыка» (см. шаг 3, где приведены некоторые идеи).

После ввода своего имени оставьте флажок «Ярлык гнезда под» не отмеченным; в противном случае вы создадите подпапку. Затем нажмите «Создать», чтобы завершить шаг.

Уведомление появится в вашем почтовом ящике. Смотрите изображение ниже:

Шаг 3: Найдите свою этикетку и раскрасьте ее

Теперь нужно найти созданную этикетку и раскрасить ее. Для этого перейдите в левую панель меню и нажмите на три точки рядом с названием ярлыка.

Должна быть опция «Цвет метки» и набор цветов на выбор в целом. Выберите цвет, подходящий для вашей этикетки, или нажмите «Добавить собственный цвет»:

Появится уведомление, и вы должны увидеть изменение цвета, например:

Новая этикетка готова; Вы можете повторить эти шаги, чтобы создать несколько этикеток.

Вот четыре ярлыка, которые вы можете использовать для хорошей структуры:

• Завершено (действия предприняты)
• Требуется фокус (требуется много чтения)
• Неважно (общая электронная почта)
• Срочная реакция (высокий приоритет)

Шаг 4: Маркировка писем ярлыками

Следующим шагом является пометка ваших писем соответствующими ярлыками.

Для этого нажмите на письма в папке «Входящие», а затем установите флажок рядом с ними:

Затем перейдите к символу метки рядом с тремя вертикальными точками, щелкните соответствующие метки для выбранных электронных писем и нажмите «Применить», когда закончите, например:

К выбранным электронным письмам теперь должны быть применены правильные ярлыки, как показано ниже:

Вы также можете применять метки при чтении нового электронного письма, выбрав саму кнопку метки (внутри электронного письма).

Шаг 5: Создайте фильтр для ваших ярлыков

Создание фильтра для ярлыков позволяет сократить количество ненужных писем. Вы можете применить правила к определенным ярлыкам.

Нажмите «Показать параметры поиска» справа, например:

И заполните соответствующие категории:

После того, как вы введете некоторые данные, кнопка «Создать фильтр» станет синей. Не волнуйся; вот краткое руководство по используемым терминам:

• «От кого» — это место, где вы можете добавить адреса электронной почты или доменные имена.
• «Кому» относится к другим, которых вы хотите включить; это можно использовать в сценарии на рабочем месте, но только людьми, которым вы доверяете. Если сомневаетесь, оставьте поле пустым.
• «Тема» — заголовок письма; опять же, заполните только то, что вы считаете необходимым для вашего фильтра.
• «Включает слова» отлично подходит для ключевых слов или фраз.
• Дата внутри имеет раскрывающийся список для разных периодов, а справа есть календарь для определенных дат.
• В поиске есть раскрывающиеся варианты того, где вы хотите применить фильтр, например «Входящие», «Вся почта» и т. д.

Когда будете готовы, нажмите синюю кнопку, чтобы создать фильтр.

Появится список важных вариантов. Отметьте соответствующие варианты, которые применяются, например:

Выберите «Пропустить входящие», если вы не хотите, чтобы это письмо появилось в вашем почтовом ящике. Затем нажмите «Применить метку».

Наконец, нажмите «Также применить фильтр к соответствующим разговорам» — это уменьшит количество писем, поступающих в ваш почтовый ящик. Затем появится уведомление о том, что вы создали фильтр.

Поздравляем, вы создали ярлык(и) и фильтр. Количество мес.sages теперь появится рядом с вашим новым ярлыком:

Вот как создавать папки в Gmail.

Как создать подпапку в Gmail

Итак, вы знаете, как создавать ярлыки и применять фильтры, но как насчет подпапок? В следующем разделе объясняется, как добавить вложенную папку (также известную как вложенные ярлыки) в Gmail.

Стоит отметить, что вы можете создать подпапку с помощью того же процесса, что и добавление новой метки. Просто нажмите «Добавить новую метку», назовите ее и отметьте «Ярлык Nest» в раскрывающемся списке, чтобы создать подпапку.

Тем не менее, метод ниже уже будет иметь нужную вам метку, и она будет автоматически заполнена.

Шаг 1: Добавьте новую подпапку

Нажмите на три вертикальные точки рядом с меткой, к которой вы хотите добавить подпапку. Появится список. В этом списке нажмите «Добавить подметку». Это должно выглядеть так:

Шаг 2: Назовите свою подпапку

Появится окно, и поле «Вложить метку под» будет автоматически заполнено, например:

Продолжайте называть свою подпапку, а затем нажмите «Создать».

После этого вы получите уведомление, похожее на изображение ниже:

Шаг 3. Проверьте подпапку и раскрасьте ее

Просто проверьте под меткой, чтобы увидеть новую вложенную метку, например:

Эта вложенная папка может быть настроена с помощью цвета, как вы это делали с метками:

Шаг 4 (необязательно): выберите любые электронные письма, которые вы хотите добавить в подпапку

Чтобы добавить электронные письма в подпапку, просто выберите папку messages в папке «Входящие» и поставьте галочки в соответствующих полях.

Затем выберите свой сублейбл и нажмите «Применить»:

После выполнения этого шага появится уведомление:

Если вы хотите переместить выбранные разговоры на другие ярлыки или вложенные ярлыки, щелкните значок слева с папкой и стрелкой:

После этого появится уведомление:

Вот как создавать подпапки в Gmail.

Как создать новую папку Gmail с помощью мобильного приложения

Этот метод подходит как для устройств Android, так и для iPhone. Убедитесь, что на вашем устройстве установлена ​​последняя версия приложения Gmail (через Google Play или App Store), прежде чем приступать к описанным ниже шагам.

Шаг 1. Откройте приложение Gmail.

Откройте приложение на своем мобильном устройстве следующим образом:

Шаг 2: Найдите кнопку меню

В приложении Gmail нажмите кнопку меню, как показано ниже:

Оттуда прокрутите панель вниз, пока не дойдете до раздела ярлыков, и нажмите «Создать новый ярлык»:

Вот и все для этого шага.

Шаг 3: Назовите ярлык

Теперь нам нужно назвать метку. Для этого нажмите «Назовите новый ярлык» и нажмите «Готово», когда закончите.

Создается пустая папка, как показано ниже:

Шаг 4. Выберите электронные письма для ярлыка

Нажмите на кнопку меню и выберите электронные письма, которые вы хотите добавить к новой созданной вами метке (папке):

Чтобы выбрать электронное письмо, нажмите и удерживайте его — оно будет выделено. Затем коснитесь значка с тремя горизонтальными точками.

Шаг 5: Перемещение писем в папки

Теперь нажмите «Ярлык» и выберите нужный ярлык:

Наконец, коснитесь галочки справа от метки, чтобы завершить процесс.

Вы увидите уведомление о том, что оно добавлено в папку. Вот как создавать папки в Gmail с помощью мобильного приложения.

Полезные лайфхаки с почтовыми ящиками Gmail

Вы можете найти несколько полезных лайфхаков для почтового ящика Gmail ниже.

Взлом 1

Настройки Gmail (значок шестеренки) позволяют вам управлять всем, что находится в вашем почтовом ящике. Вы можете создавать метки и фильтры и даже удалять их при необходимости.

Если вы не можете получить доступ к мобильному приложению Gmail, вы можете войти в настольную версию Gmail через свой телефон, а затем добавить ярлыки в настройках Gmail в разделе «Ярлыки».

Взлом 2

Удобная функция «отменить отправку» в Gmail позволяет вам вернуть контроль над электронной почтой, чтобы вы могли добавить вложение (или получателя, которого вы могли пропустить):

Пятисекундное уведомление по умолчанию можно продлить до 30 секунд с помощью раскрывающегося меню в нижней части страницы:

Взлом 3

Вы можете настроить свой почтовый ящик так, чтобы сначала отображались важные электронные письма, выбрав «Быстрые настройки», щелкнув значок шестеренки, а затем щелкнув «Сначала важные»:

Каждый раз, когда вы нажимаете значок «важно», вы обучаете ИИ Google, какие электронные письма важны, и вы можете быстро снять с меня пометку.sageэто не так. Или, если вы хотите сначала показать помеченные электронные письма, просто отметьте «Сначала помеченные»; единственная разница с помеченными звездочками электронными письмами заключается в том, что Google не помечает их автоматически.

Взлом 4

Знаете ли вы, что вы можете отправить электронное письмо, которое стирается через выбранный период? Это выгодно, если вы отправляете конфиденциальную информацию «только для ваших глаз» другому человеку — они не могут отправлять, пересылать или распечатывать сообщения.sage.

В открытом электронном письме выберите «Переключить конфиденциальный режим» следующим образом:

Появится окно с выпадающими вариантами:

После того, как вы выбрали дату истечения срока действия, нажмите «Сохранить», и в электронном письме появится новое поле:

Теперь вы готовы отправить письмо получателю.

Взлом 5

Чтобы добавить еще один уровень безопасности в «Переключить конфиденциальный режим», вы также можете выбрать двухэтапную аутентификацию, отметив поле «Пароль SMS», например:

Google отправит пароль на мобильный телефон получателя; только они могут открыть электронное письмо с предоставленным кодом.

Заключение

К настоящему моменту вы будете знать, как создавать ярлыки и фильтры, и усвоите несколько общих советов по структурированию папки «Входящие» в Gmail. Если у вас есть какие-либо предложения по организации вашего почтового ящика, не стесняйтесь добавлять их в обсуждение ниже.