Что такое отдел кадров? Ваш путеводитель по функциям управления персоналом

Если вы когда-либо работали в офисе, то наверняка слышали, как «HR» часто разбрасывается по рабочему месту. Но знаете ли вы, чем занимается HR? За что отвечает отдел кадров? Или что они на самом деле делают для компании и ее сотрудников?

Отдел кадров, также известный как команда «Человеческие ресурсы» в компании, представляет собой группу профессионалов, занимающихся управлением, поддержкой и организацией сотрудников. Специалисты этой команды являются экспертами в построении и поддержании профессиональных отношений. Это люди, которые занимаются наймом и поиском новых талантов, разрешением инцидентов на рабочем месте и даже планированием инициатив по обучению и развитию для профессионального роста сотрудников.

Всякий раз, когда вы хотите поговорить о льготах для своих сотрудников или найти новую возможность обучения, вы идете в отдел кадров. К ним можно обратиться, если у вас возникнут вопросы относительно политики офиса. Отдел кадров также отвечает за то, чтобы специалисты оставались в безопасности на работе и использовали правильные каналы при подаче жалоб.

Что такое отдел кадров? Введение

HR означает человеческие ресурсы. Их название говорит само за себя. В организации отдел кадров отвечает за управление сотрудниками (человеческими ресурсами) вашей организации. Помните, что персонал часто является самым важным ресурсом, который может быть у любого бизнеса, а это означает, что обеспечение того, чтобы они были счастливы и удовлетворены своей работой, а также имело достаточно возможностей для роста, имеет решающее значение для любой компании. Кроме того, компании несут ответственность за безопасность и благополучие сотрудников на рабочем месте. Это также входит в компетенцию отдела кадров.

Эксперты по кадрам призваны обеспечить, чтобы компании могли максимально эффективно использовать талантливых членов команды, которых они нанимают. В то же время они также обслуживают сотрудников, гарантируя, что они получат наилучшие впечатления от работы, подкрепленные позитивной корпоративной культурой.

На базовом уровне отдел кадров занимается обеспечением того, чтобы компания, в которой они работают, имела солидный список хорошо обученных и хорошо оплачиваемых членов команды. Они несут ответственность за всю деятельность сотрудников, связанную с ведением бизнеса, — от управления заработной платой до найма и увольнения и даже управления льготами для сотрудников.

Эксперты по персоналу также могут помочь обеспечить, чтобы сотрудники оставались довольными работой в компании и акклиматизировались к культуре своей организации. Это связано с тем, что предприятия со счастливыми и заинтересованными сотрудниками обычно видят рост производительности сотрудников на 17%. Снижение количества прогулов на 41%.

Ключевые задачи HR-департамента

Чтобы ответить на вопрос «что такое HR-отдел?» нам нужно посмотреть, чем обычно занимаются сотрудники отдела кадров. Как специалисты по персоналу, они отвечают за управление широким спектром различных задач, связанных с благополучием, компенсациями и организацией сотрудников.

Хотя точная функциональность отдела кадров обычно зависит от различных факторов, к наиболее распространенным обязанностям относятся:

• Рекрутинг: Поиск и привлечение перспективных сотрудников – одна из ключевых задач отдела кадров. HR-специалисты изучают потребности компании и ее цели, чтобы найти сотрудников, подходящих для определенных ролей. Они также направляют квалифицированных кандидатов в кадровый резерв компании и могут помочь с собеседованием.
• Найм: Помимо поиска ключевых кандидатов, специалисты по персоналу также рассылают предложения наиболее квалифицированным кандидатам и договариваются о льготах и ​​оплате. Обычно они несут ответственность за процесс адаптации, обеспечивая заполнение всей необходимой документации до того, как сотрудник приступит к работе.
• Администрация: Отделы кадров занимаются различными формами административной работы, связанной с управлением сотрудниками. Они могут составить графики работы для сотрудников, помочь с заполнением различных форм и документов. Они также помогают сотрудникам найти правильные каналы для подачи жалоб, если они по какой-либо причине недовольны условиями труда.
• Заработная плата и компенсации: Отдел кадров обычно отвечает за контроль над компенсациями, от таких льгот, как оплачиваемый отпуск, до зарплаты и заработной платы. Они работают с программное обеспечение для расчета заработной платыи решить любые проблемы, которые могут возникнуть у сотрудников с зарплатой. Они также могут помочь членам команды с вопросами, которые могут у них возникнуть о медицинских льготах, налоговых удержаниях и вариантах отпуска.
• Тренировка и развитие: Многие HR-отделы также инвестируют в различные стратегии обучения и развития сотрудников. Они могут помочь убедиться в актуальности лицензий и сертификатов сотрудников, а также найти новые возможности для получения образования. Они также могут работать с сотрудниками над задачами развития карьеры и планирования преемственности или готовить кандидатов к продвижению на более высокие должности.
• Стрельба: Часто это наименее привлекательная часть роли отдела кадров. Эти специалисты также занимаются удалением сотрудника из системы, когда нанять его не получается. Они могут проводить собеседования при увольнении, обеспечивать выплату окончательной заработной платы и даже давать сотрудникам рекомендации, если они решат покинуть компанию мирным путем.

Что делает отдел кадров для сотрудников?

В большинстве случаев отдел кадров рассматривается как жизненно важный инструмент для руководителей бизнеса. Эти эксперты необходимы для предоставления компаниям доступа к нужным талантам, а также для управления процессами найма и увольнения. Тем не менее, отдел кадров также играет важную роль в обеспечении того, чтобы сотрудники были счастливы, вовлечены и продуктивны на работе.

Некоторые из основных способов, которыми HR-эксперты помогают сотрудникам, включают в себя:

Создание позитивной рабочей атмосферы:

Одной из основных задач отдела кадров является создание рабочего места, оптимального и привлекательного для продуктивности сотрудников. Они прислушиваются к отзывам сотрудников и вносят изменения, исходя из потребностей сотрудников. Они также могут помочь в поддержании политики многообразия, инклюзивности и справедливости в масштабах всей организации.

Отделы кадров могут разрабатывать программы повышения осведомленности, кодексы поведения сотрудников и проводить опросы сотрудников. Они также являются важным инструментом защиты информаторов, когда необходимо сообщить о неправомерных действиях и мошенничестве на рабочем месте.

Управление политикой занятости

Отделы кадров также несут большую ответственность за создание всевозможной политики трудоустройства для специалистов, обеспечивая им ресурсы, поддержку и компенсацию, которых они заслуживают. Они обеспечивают основу для реализации различных процессов, связанных с трудоустройством, таких как политика борьбы с дискриминацией и притеснениями, а также политика предоставления оплачиваемых отпусков.

Отдел кадров также будет регулярно обновлять все: от политики льгот и выплат до стратегий охраны здоровья и безопасности сотрудников на основе обновлений нормативных требований.

Прием и «увольнение» сотрудников:

Хорошо продуманный отдел кадров имеет решающее значение для привлечения новых членов команды в бизнес. Эти сотрудники не только проводят процессы набора персонала, собеседования и другие задачи по найму, но также помогают интегрировать сотрудников в компанию. Они могут информировать новых сотрудников об организационных ценностях и культуре работы, а также помочь с настройкой рабочего места.

Когда сотрудник решает уйти из бизнеса, отдел кадров также может помочь закрыть его счета в компании, обеспечить ему правильную оплату и дать ему рекомендации по переходу в новые организации.

Поддержка обучения и развития

Основная обязанность отдела кадров — обеспечить, чтобы сотрудники всегда обладали навыками и талантами, необходимыми им для процветания в любой отрасли. Таким образом, они часто участвуют в повышении квалификации и переподготовке сотрудников. Отдел кадров организует различные мероприятия по развитию и обучению сотрудников, чтобы поддерживать их навыки на современном уровне или обучать новым.

Они также могут работать с сотрудниками, чтобы обеспечить достижение ими своих профессиональных целей, помогая им строить карты карьеры и планировать возможности продвижения по службе.

Помощь сотрудникам в чрезвычайных ситуациях

Отделы кадров часто помогают решать всевозможные задачи, связанные с сотрудниками, которые выходят за рамки возможностей менеджера. Они могут помочь сотрудникам, которым необходимо подать заявление на возмещение расходов на поездки или обучение, а также решить проблемы, связанные с неправомерным поведением сотрудников.

Во время чрезвычайных ситуаций личного характера отделы кадров могут помочь сотрудникам получить доступ к незапланированным отпускам, которые, возможно, придется продлевать со временем. Профессионалы могут выступать посредниками между сотрудниками и руководителями бизнеса, обеспечивая сохранение отношений.

Ключевые компетенции HR-отдела

Как основная группа, ответственная за улучшение опыта сотрудников на рабочем месте, HR-отделы нуждаются в ряде конкретных компетенций. Хотя точные навыки, необходимые для отдела кадров, могут различаться, некоторые из наиболее распространенных компетенций включают в себя:

• Общение: HR-специалистам необходимы отличные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные. Они постоянно имеют дело с передачей сложной информации разным людям, и большинство из них способны внимательно слушать сотрудников, чтобы добиться отличных результатов.
• Построение отношений: В мире HR крайне важно построить прочные отношения между сотрудниками, отделами и группами управления. HR-специалисты выслушивают жалобы и реагируют на них, чтобы отношения не испортились. Они также вводят политику, позволяющую каждому чувствовать себя вовлеченным и желанным гостем на любом рабочем месте.
• Адаптивность: Поскольку рабочие места продолжают развиваться, отделы кадров должны обеспечить максимальную адаптируемость. Например, в последние годы этим группам приходилось помогать бизнес-лидерам ориентироваться в таких вопросах, как политика удаленных и гибридных рабочих мест. Им также необходимо постоянно оценивать рабочее место, чтобы оптимизировать производительность и эффективность.
• Технологические навыки: Многие менеджеры по персоналу работают с широким спектром технических инструментов для поддержки сотрудников и менеджеров. Они могут работать с программным обеспечением для расчета заработной платы, инструментами для подачи документов онлайн, инструментами учета рабочего времени и управления сотрудниками и многим другим. Они также могут использовать программное обеспечение для привлечения талантов для сортировки претендентов на работу.
• Творчество: Отделы кадров должны обладать творческими навыками, чтобы предлагать уникальные решения проблем, инициативы в области корпоративной культуры и программы обучения. Они должны иметь возможность оценивать рабочее место и изучать ряд различных стратегий для повышения эффективности, вовлеченности и производительности всей рабочей силы.
• Критическое мышление: Навыки критического мышления и анализа также чрезвычайно важны для специалистов по персоналу. Независимо от того, нанимаете ли вы новых кандидатов, ведете переговоры о повышении заработной платы или рассматриваете жалобы сотрудников, эти сотрудники должны тщательно анализировать каждую ситуацию.

Различные должности в отделе кадров

В отделе кадров работает широкий круг специалистов с уникальными обязанностями. Некоторые из наиболее распространенных названий, встречающихся в среде HR, включают:

• Директор по персоналу: Директор по персоналу отвечает за все взаимодействие сотрудников в сфере управления персоналом, включая управление взаимоотношениями с сотрудниками, подбор персонала, соблюдение требований и расчет заработной платы.
• Главный специалист по разнообразию: Этот специалист, относительно новый сотрудник отдела кадров, обеспечивает соблюдение компаниями инициатив DEI.
• Директор по подбору персонала: Директора по подбору персонала занимаются наймом и привлечением талантов, контролируют бюджет найма и планируют адаптацию новых членов команды.
• Менеджер по вознаграждению: Менеджер по компенсациям и льготам занимается обеспечением того, чтобы каждый сотрудник получал правильную компенсацию и другие преимущества от своей работы.
• Ассистент отдела кадров: Помощник по персоналу — это профессионал, который работает под руководством директора по персоналу, обеспечивая реализацию политик и решая проблемы сотрудников.

Лучшие практики при создании отдела кадров

Не существует единой стратегии развития, подходящей всем. идеальный отдел кадров. Для большинства компаний ключом к успеху будет тщательное планирование и уверенность в том, что вы точно понимаете, что вам нужно от специалистов по персоналу, прежде чем приступить к работе.

Некоторые из наиболее важных соображений, которые следует учитывать при создании отдела кадров с нуля, включают:

• Начните с корпоративной культуры: Прежде чем приступить к найму HR-руководителей, важно создать сильную корпоративную культуру. Должны существовать четкие руководящие принципы, подчеркивающие цели и ожидания бизнеса, ценности бренда и формулировки миссии. Эти инструменты помогут HR-специалистам выполнять свою работу максимально эффективно.
• Определите свои потребности в персонале: Компаниям следует потратить время на то, чтобы определить, какие потребности у них есть в отделе кадров. Например, может быть важно сначала сосредоточиться на профессионалах, обладающих навыками найма, адаптации и обучения, а также на экспертах по заработной плате, прежде чем в конечном итоге переходить к найму менеджеров по разнообразию.
• Создайте политики заранее: Создание важной политики на ранних этапах процесса развития бизнеса должно помочь сотрудникам отдела кадров добиться успеха. Все члены команды должны иметь доступ к политикам относительно того, как обращаться с жалобами сотрудников, как улучшить общение на рабочем месте и какие зарплаты и льготы могут быть предложены каждому новому сотруднику.
• Используйте технологии и аналитику: Принимая в свою команду новых специалистов по персоналу, убедитесь, что у них есть технологии, необходимые для работы на лучшем уровне. Это может означать инвестиции в инструменты отслеживания времени для удаленных сотрудников и инструменты для управления графиками на рабочих местах. Это также может включать в себя инвестиции в программное обеспечение для расчета заработной платы и льгот.
• Регулярно развивайте HR-стратегию: Поскольку рабочее место продолжает трансформироваться, руководителям бизнеса придется работать со своим отделом кадров, чтобы улучшить качество обслуживания сотрудников. Это потребует реализации новых инициатив по обучению и развитию, а также внедрения инструментов для благополучия и вовлеченности сотрудников.

Не стоит недооценивать силу HR

Отдел кадров — это часто упускаемая из виду, но важная часть ведения успешного бизнеса. Эксперты в этой команде необходимы для того, чтобы бизнес-лидеры могли максимально эффективно использовать нанимаемых ими профессионалов и при необходимости привлекать будущие таланты. Они также могут иметь решающее значение для обеспечения соблюдения предприятиями правил найма и управления персоналом.

Без успешного HR-отдела компания не сможет создать эффективную среду для своих сотрудников, а это означает, что производительность, эффективность и результаты бизнеса, скорее всего, будут испытывать трудности.