Искусственный интеллект, используемый в качестве помощника при проведении совещаний, присоединяется к звонкам и записывает их. Он расшифровывает разговор, определяет, кто говорил, составляет краткое изложение, извлекает решения и пункты плана действий, отвечает на вопросы о предыдущих совещаниях и передает результаты в системы, где работа продолжается.
Ценность очевидна и ощутима. Никто не делает хороших записей во время участия, пункты плана действий теряются, а у тех, кто пропустил совещание, сейчас нет эффективного способа узнать, что было решено.
Главное отличие при внедрении такой системы заключается в том, что каждая встреча становится постоянной записью, доступной для поиска. В этом и заключается преимущество, и риск, и к этому следует подходить обдуманно, а не с энтузиазмом.
Почему стоит использовать ИИ-помощников для проведения совещаний: основные преимущества, которые следует учитывать.
Данное дело является достоверным документом, даже без каких-либо записей.
Записи встреч автоматически расшифровываются.
Полная запись, созданная без усилий и связанная с транскрипцией.
Извлечены резюме и решения.
Результат, а не весь разговор, был зафиксирован с помощью программного обеспечения для ведения заметок на основе искусственного интеллекта.
Определены и назначены задачи для выполнения.
Отслеживание обязательств, связь с управлением задачами.
Отсутствующих коллег обучили современным требованиям.
Необходимость личного присутствия снизилась, что способствует командному взаимодействию.
Улучшена доступность
Доступны субтитры и расшифровки в режиме реального времени, с возможностью подключения к службам субтитров.
Кто использует ИИ-помощников для проведения совещаний?
Пользователи охватывают все функции, которые выполняются в рамках данной системы, а также функции, управляющие записями.
Менеджеры и руководители проектов
Люди, отслеживающие решения и действия, взаимодействующие с управлением проектами.
Команды продаж
Люди, записывающие разговоры с клиентами, связывают их с процессом взаимодействия с отделом продаж.
Исследователи и аналитики
Люди работают с материалами интервью.
Юридические и нормативные функции
Люди, которым необходимо обрабатывать полученные записи, подключаются к системе управления конфиденциальностью данных.
Все участники собрания
Запись ведется с участием людей, включая внешних участников.
Различные типы ИИ-помощников для проведения совещаний
Продукты различаются по степени интеграции и акцентам.
-
Автономные боты-помощники: участник, присоединяющийся к звонку.
-
Встроенные функции платформы: Возможность подключения к видеоконференцсвязи непосредственно в инструменте для проведения конференций.
-
Анализ деловых разговоров: звонки анализируются для обучения и формирования воронки продаж, с возможностью интеграции с анализом речи.
-
Инструменты для персональной записи и заметок: индивидуальный, а не систематизированный способ записи.
Возможности помощников по проведению совещаний с использованием искусственного интеллекта
Функциональная карта охватывает этапы сбора, сжатия и распространения информации.
Стандартные функции
Автоматическое присоединение и запись
Встречи, занесенные из календаря, с привязкой к календарю.
Транскрипция с идентификацией говорящего
Кто что сказал, запись, полученная с помощью распознавания голоса.
Сводная информация и извлечение решения
Результаты, полученные на основе стенограммы.
Обнаружение элементов действий
Обязательства, согласованные с собственниками.
Поиск по предыдущим встречам
Ответы на вопросы из архива, связанные с корпоративным поиском.
Распределение и системная интеграция
Результаты передаются в CRM и рабочие пространства, осуществляется подключение к CRM.
Основные характеристики, на которые следует обратить внимание
Четкое уведомление о записи для всех участников
Убедитесь, что все участники, включая внешних слушателей, проинформированы, поскольку неразглашаемая запись является незаконной во многих местах.
Управление хранением и удалением данных
Уточните, как долго хранятся стенограммы и кто имеет право их удалять, поскольку по умолчанию используется бессрочное хранение, которое редко оправдано.
Точность в использовании акцентов и терминологии.
Проверьте качество произношения, поговорив с самими говорящими, поскольку распознавание речи существенно различается в зависимости от акцента и манеры речи.
Возможность исключения из встречи
Убедитесь, что конфиденциальные встречи можно надежно исключить из записи, поскольку разговоры, касающиеся отдела кадров, юридических вопросов и клинической практики, не должны записываться.
Важные моменты, которые следует учитывать при выборе помощников для проведения совещаний на основе ИИ.
Запись разговоров регулируется законодательством и имеет социальные последствия.
Требования к согласию на запись различаются и подлежат исполнению.
В некоторых юрисдикциях для записи требуется согласие всех сторон, а не только одного человека, и нарушения влекут за собой гражданские, а в некоторых случаях и уголовные последствия, при этом судебные разбирательства по поводу нераскрытой записи телефонных разговоров продолжаются. В тех случаях, когда встречи проходят за пределами национальных границ, применяются самые строгие правила, связанные с обязательствами по управлению конфиденциальностью данных .
Стенограммы доступны для ознакомления и будут запрошены.
Полная, доступная для поиска запись каждого внутреннего обсуждения подлежит судебному запрету, раскрытию информации и запросам регулирующих органов, а откровенные замечания на совещании становятся цитируемыми доказательствами. Политика хранения информации — это юридическое решение, а не просто настройка условий хранения.
Сводные данные: Неверная атрибуция и пропуск
Эти системы вводят выступающих в заблуждение, фиксируют решения, которые фактически не принимались, упускают оговорки, а резюме, утверждающее, что кто-то взял на себя обязательство, в отношении которого он уклонялся от ответа, приводит к реальным спорам. Резюме следует рассматривать скорее как черновик протокола, а не как полноценный протокол заседания.
Запись речи меняет то, как люди говорят.
Участники становятся более настороженными, когда знают, что все зафиксировано и доступно для поиска, что подавляет именно те предварительные размышления и несогласие, для которых и предназначены собрания. Преднамеренное исключение некоторых собраний позволяет сохранить эти возможности, и стоит явно пойти на такой компромисс.
Помощники по организации совещаний выступают связующим звеном между системами проведения конференций и системами управления знаниями.
Встречи
Они размещаются в системах видеоконференцсвязи , календарях и инструментах повышения производительности при совместной работе.
захват
Программы для транскрипции , распознавания речи и создания заметок с использованием искусственного интеллекта записывают их.
Выполнить
Управление задачами , управление проектами и командное взаимодействие приводят к достижению результатов.
Использование в продажах
В сфере продаж , CRM и анализа речи это можно применять в коммерческих целях.
поиск
Системы управления знаниями и корпоративного поиска позволяют находить необходимые записи.
Доступ и управление
Сервисы субтитров и управление конфиденциальностью данных расширяют доступ и ограничивают срок хранения.
