Лучшее программное обеспечение для автоматизации процессов

Программное обеспечение для автоматизации процессов позволяет организациям автоматизировать выполнение бизнес-процессов, которые традиционно требовали ручного труда, снижая необходимость вмешательства человека в повторяющиеся, основанные на правилах действия. Эти платформы позволяют организациям определять свои бизнес-процессы как структурированные, исполняемые рабочие процессы, а затем автоматизировать выполнение этих рабочих процессов в различных системах, отделах и командах. В результате достигается более быстрое и стабильное выполнение процессов с меньшим количеством ошибок и лучшей прозрачностью в отношении того, как работают процессы. 

Важно различать автоматизацию процессов и автоматизацию простых задач. В то время как инструмент автоматизации задач может автоматизировать одно действие, например, отправку электронного письма или копирование файла, автоматизация процессов охватывает сквозную координацию множества задач, решений и передач информации, составляющих полный бизнес-процесс. Например, процесс утверждения счета включает в себя захват документа, извлечение данных, проверку, направление на утверждение, регистрацию решения и запуск платежа, и все это должно быть скоординировано как единый, согласованный процесс. 

Автоматизация процессов охватывает все отделы и функции, от фронт-офиса, такого как продажи и обслуживание клиентов, до бэк-офиса, такого как финансы, кадры и закупки. Любой повторяющийся бизнес-процесс с определенными входными данными, этапами и выходными данными является потенциальным кандидатом на автоматизацию. Наибольшую выгоду от автоматизации процессов получают те организации, которые применяют систематический подход, сначала определяя наиболее важные процессы, а затем создавая возможности автоматизации, которые можно постепенно внедрять во всей организации. 

Автоматизация процессов приобретает все большее значение, поскольку организации стремятся эффективнее использовать имеющиеся ресурсы, повышать скорость и качество своей работы, а также создавать более единообразный опыт для клиентов и сотрудников. Сочетание автоматизации технологических процессовроботизированная автоматизация процессов, искусственный интеллект и интеграции. Возможности современных платформ автоматизации процессов позволяют организациям автоматизировать не только простые, предсказуемые процессы, но и сложные, изменчивые процессы, требующие принятия решений, адаптации и взаимодействия с множеством систем и людей. 

Почему стоит использовать программное обеспечение для автоматизации процессов: ключевые преимущества, которые следует учитывать.

Автоматизация процессов обеспечивает кардинальное повышение операционной эффективности и качества. Ключевые преимущества включают:

Значительное повышение эффективности

Автоматизированные процессы выполняются быстрее, чем ручные, поскольку исключают время ожидания между этапами, вариативность скорости выполнения задач разными людьми и накладные расходы на координацию между участниками. Процессы, которые при ручном выполнении занимают дни, при автоматизации часто могут быть завершены за часы или минуты, высвобождая человеческие ресурсы для более ценной работы. 

Последовательное выполнение процессов

Когда процесс автоматизирован, он выполняется одинаково каждый раз, следуя определенным правилам и шагам, без вариаций, которые вносит человеческое исполнение. Такая согласованность особенно ценна для процессов, требующих соблюдения нормативных требований, операций, ориентированных на клиента, и любых процессов, где несоответствия создают риски или проблемы с качеством. 

Сквозная прозрачность процесса

Платформы автоматизации процессов обеспечивают видимость в реальном времени каждого запущенного экземпляра каждого автоматизированного процесса. Менеджеры могут видеть, на каком этапе находится каждый экземпляр, выявлять узкие места, отслеживать время цикла и понимать общее состояние своих операций. Такая видимость недоступна при ручных процессах и является одним из наиболее ценных преимуществ автоматизации. 

Масштабируемость без сложности

Автоматизированные процессы масштабируются без особых усилий, поскольку увеличение объема работы не требует найма дополнительных сотрудников или усиления ручной координации. Независимо от того, выполняется ли процесс десять раз в день или десять тысяч раз, автоматизация справляется с ним с одинаковой скоростью, точностью и затратами. Такая масштабируемость крайне важна для растущих организаций и для процессов с переменным спросом. 

Непрерывное совершенствование процессов

Данные, генерируемые автоматизированными процессами, служат основой для непрерывного совершенствования. Анализируя время выполнения, частоту ошибок, закономерности возникновения узких мест и частоту исключений, организации могут выявлять конкретные аспекты своих процессов, нуждающиеся в улучшении, и измерять влияние изменений с течением времени. 

Кто использует программное обеспечение для автоматизации процессов?

Автоматизация процессов востребована во всех функциональных областях организации:

Команды по повышению эффективности операций и процессов

Как правило, специализированные операционные группы отвечают за выявление возможностей автоматизации, разработку автоматизированных процессов и измерение результатов. Эти группы часто выступают в качестве центров передового опыта, поддерживающих инициативы по автоматизации во всей организации. 

Финансовый и бухгалтерский отделы

Финансовые отделы автоматизируют такие процессы, как обработка счетов-фактур, утверждение расходов, процедуры закрытия финансового периода и подготовка отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Требования к точности и возможности аудита финансовых процессов делают их особенно подходящими для автоматизации. 

Отдел кадров

HR отделы автоматизируют процессы управления жизненным циклом сотрудников, включая адаптационный, увольнение, администрирование льгот и оформление документации по соблюдению нормативных требований. Эти многоэтапные процессы включают в себя множество систем и заинтересованных сторон, что делает автоматизацию весьма эффективной. 

Организации по обслуживанию клиентов

Сервисные команды автоматизируют маршрутизацию обращений, процедуры эскалации, мониторинг SLA и обработку рутинных запросов клиентов. Автоматизация процессов обеспечивает стабильное выполнение сервисных обязательств и уделение должного внимания сложным случаям. 

ИТ-отделы и группы общих служб

ИТ-отделы автоматизируют процессы обработки запросов на обслуживание, предоставления доступа, управления инцидентами и управления изменениями. Организации, предоставляющие административные функции нескольким бизнес-подразделениям, используют автоматизацию для обеспечения стабильного и эффективного обслуживания в масштабах предприятия. 

Различные типы программного обеспечения для автоматизации процессов

Решения для автоматизации процессов включают в себя несколько подходов и технологий:

• Управление бизнес-процессами Платформы: Платформы BPM предоставляют комплексные возможности для моделирования, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов. Они поддерживают полный жизненный цикл процесса, от проектирования до непрерывного совершенствования, и предназначены для организаций, которые хотят применять систематический, дисциплинированный подход к управлению и автоматизации своих бизнес-процессов. 
• Инструменты роботизированной автоматизации процессов: Инструменты RPA автоматизируют задачи, имитируя взаимодействие человека с программными интерфейсами, такие как щелчки мышью, ввод текста, копирование и навигация по экранам. RPA особенно полезен для автоматизации процессов, связанных с устаревшими системами или приложениями, не имеющими API, поскольку автоматизация работает на уровне пользовательского интерфейса, не требуя изменений в базовых системах. 
• Платформы интеллектуальной автоматизации процессов: Эти платформы объединяют возможности автоматизации рабочих процессов, роботизированной автоматизации процессов (RPA) и искусственного интеллекта для автоматизации сложных процессов, включающих неструктурированные данные, решения, основанные на экспертной оценке, и переменные результаты. Интеллектуальная автоматизация расширяет возможности автоматизации за пределы процессов, строго основанных на правилах. 

Особенности программного обеспечения для автоматизации процессов

Платформы автоматизации процессов предоставляют функции, поддерживающие полный жизненный цикл автоматизации. 

Стандартные функции

Проектирование и моделирование процессов

Инструменты визуального моделирования процессов позволяют пользователям проектировать процессы, используя стандартную нотацию и интерфейс перетаскивания. Модели процессов определяют этапы, точки принятия решений, участников и правила, регулирующие поток работы внутри организации. 

Автоматизация и выполнение задач

Основной механизм выполнения запускает автоматизированные процессы, управляя последовательностью задач, оценивая условия, распределяя работу между соответствующими участниками или системами и обрабатывая исключения. Механизм выполнения обеспечивает надежное выполнение процессов в соответствии с заданной логикой. 

Управление задачами человека

Не все этапы бизнес-процесса могут быть автоматизированы. Функции управления задачами позволяют назначать работу участникам-людям, управлять очередями задач, отслеживать их выполнение, а также обрабатывать переназначения и эскалацию. Интеграция задач, выполняемых людьми, в автоматизированные рабочие процессы создает бесшовные сквозные процессы. 

Управление правилами и принятием решений

Системы управления бизнес-правилами оценивают условия и принимают решения в рамках автоматизированных процессов на основе заданных критериев. Эти правила могут управляться независимо от проектирования процесса, что позволяет бизнес-пользователям изменять логику принятия решений без изменения базовой структуры процесса. 

Мониторинг процессов и информационные панели

Мониторинг в реальном времени обеспечивает прозрачность работы запущенных процессов, включая текущий статус, прошедшее время, незавершенные задачи, а также любые исключения или ошибки. Панели мониторинга объединяют эту информацию в оперативные представления, которые помогают руководителям понимать общее состояние процесса. 

Аудиторские журналы и соблюдение требований

Подробные журналы аудита фиксируют каждое действие, предпринятое в каждом экземпляре процесса, включая то, кто выполнял каждую задачу, какие решения были приняты и когда был завершен каждый шаг. Эти записи обеспечивают соблюдение нормативных требований и служат документацией для внутренних аудитов и проверок регулирующих органов. 

Основные характеристики, на которые следует обратить внимание

Интеграция искусственного интеллекта и машинного обучения

Возможности ИИ Машинное обучение может повысить эффективность автоматизации процессов, обрабатывая задачи, требующие интерпретации неструктурированных данных, такие как классификация документов, анализ настроений и обнаружение аномалий. Оно также может оптимизировать маршрутизацию процессов и прогнозировать, в каких случаях потребуется вмешательство человека. 

Анализ и обнаружение бизнес-процессов

Инструменты анализа бизнес-процессов анализируют системные журналы, чтобы выяснить, как процессы выполняются на самом деле, а не как они задуманы. Этот анализ выявляет неэффективность, отклонения и узкие места, которые помогают в проектировании автоматизации и постоянном совершенствовании. 

Возможности разработки с использованием низкокодового подхода

Инструменты с низким уровнем кодирования позволяют бизнес-пользователям и разработчикам-любителям создавать и модифицировать автоматизированные процессы без обширных навыков программирования. Эта возможность ускоряет внедрение автоматизации и позволяет людям, непосредственно участвующим в процессах, принимать в них участие. 

Интеграция и подключение

Платформы автоматизации процессов должны взаимодействовать с системами, в которых выполняется работа. Широкие возможности интеграции, включая готовые коннекторы, доступ к API и мосты RPA для систем без API, определяют, сколько процессов можно полностью автоматизировать от начала до конца. 

Важные моменты, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для автоматизации процессов.

Выбор платформы для автоматизации процессов требует оценки как самой технологии, так и готовности организации к автоматизации:

Зрелость процесса и документация

Автоматизация плохо определенного или непоследовательного процесса быстро приведет к неудовлетворительным результатам в больших масштабах. Организациям следует оценить зрелость и документацию своих процессов, прежде чем автоматизировать их, и, возможно, потребуется инвестировать в улучшение процессов до или одновременно с внедрением автоматизации. 

Управление изменениями и влияние на персонал

Автоматизация процессов меняет способы работы людей и может вызывать опасения по поводу потери рабочих мест. Успешная автоматизация требует продуманного управления изменениями, которое доносит цель автоматизации, вовлекает затронутых сотрудников в процесс проектирования и фокусируется на перенаправлении человеческих усилий на более ценные виды деятельности. 

Управление и Центр передового опыта

По мере масштабирования автоматизации в масштабах всей организации управление становится крайне важным для обеспечения согласованности, качества и ремонтопригодности. Создание центра передового опыта, который устанавливает стандарты, делится передовыми практиками и координирует инициативы по автоматизации, помогает организациям в полной мере реализовать потенциал своих инвестиций в автоматизацию. 

Совокупная стоимость владения

Платформы автоматизации процессов влекут за собой затраты, выходящие за рамки лицензии на программное обеспечение, включая внедрение, обучение, разработку интеграционных решений и текущее обслуживание. Организациям следует создавать комплексные модели затрат, учитывающие эти факторы, и сравнивать их с количественно измеримыми преимуществами автоматизации. Понимание полной картины затрат помогает гарантировать, что инвестиции в автоматизацию принесут ожидаемую отдачу, и что бюджеты распределяются надлежащим образом в рамках программы автоматизации. 

Измерение рентабельности инвестиций в автоматизацию

Для демонстрации окупаемости инвестиций в автоматизацию процессов необходимо отслеживать как прямые выгоды, такие как экономия времени и снижение количества ошибок, так и косвенные выгоды, такие как улучшение соответствия требованиям и повышение производительности. Покупателям следует оценить возможности измерения и анализа каждой платформы и установить базовые показатели до начала автоматизации, чтобы можно было количественно оценить улучшения и довести информацию до заинтересованных сторон. 

Программное обеспечение, связанное с автоматизацией процессов.

Платформы автоматизации процессов работают совместно с другими категориями технологий:

Инструменты автоматизации рабочего процесса

В то время как автоматизация процессов охватывает сквозные бизнес-процессы, инструменты автоматизации рабочих процессов сосредоточены на автоматизации конкретных последовательностей задач и потоков данных между приложениями. Эти категории в значительной степени пересекаются, и многие организации используют оба типа инструментов для разных уровней автоматизации. 

Управление документами и их захват

Системы управления документами и интеллектуальные инструменты обработки документов дополняют автоматизацию процессов, обрабатывая аспекты бизнес-процессов, связанные с документами, включая захват, классификацию, извлечение и хранение деловых документов. 

Аналитика и бизнес-аналитика

Аналитические платформы предоставляют более глубокое понимание эффективности процессов, чем встроенные инструменты мониторинга, позволяя организациям анализировать данные автоматизации наряду с другими бизнес-показателями и выявлять возможности для улучшения. Сочетание данных автоматизации процессов с более широкой бизнес-аналитикой позволяет организациям понять взаимосвязь между эффективностью процессов и результатами бизнеса, такими как удовлетворенность клиентов, рост доходов и операционные издержки. 

Системы планирования ресурсов предприятия

ERP системы Часто они содержат основные бизнес-процессы, которые платформы автоматизации процессов улучшают. Интеграция между автоматизацией процессов и ERP-системами обеспечивает бесперебойную работу автоматизированных процессов с центральными бизнес-системами организации. Эта интеграция особенно ценна для автоматизации межфункциональных процессов, которые начинаются в одном отделе, проходят через ERP-систему и включают действия в нескольких бизнес-подразделениях до завершения.